Yhteen hiileen  - Ruoveden kulttuuriyhteistyöhanke

Tiivistelmä

Yhteen hiileen – Ruoveden kulttuuriyhteistyöhanke

Ruoveden Perinnetapahtuma ry toteutti 1.6.-31.12.2005 välisenä aikana
hankkeen nimeltä Yhteen hiileen – Ruoveden kulttuuriyhteistyöhanke.

Hankkeessa kartoitettiin, millaista yhteistyötä Ruoveden alueen eri toimijat
(yhdistykset, yritykset, kunta) haluavat kehittää kulttuuritapahtumien
järjestämisessä tai tapahtumajärjestäjien kanssa. Tämän selvitystyön
pohjalta laadittiin ehdotelmia ja kerättiin yhteen ideoita erilaisista
yhteistyötä tukevista ja helpottavista käytänteistä, joihin perustuen eri
tahojen välistä yhteistyötä saadaan hankkeen jälkeen tehokkaammin
organisoitua. Samassa yhteydessä selvitettiin miten kulttuurielämä palvelisi
paremmin elinkeinoelämää, eli mitä alueen yrittäjät toivovat tapahtumilta.
Hankkeessa järjestettiin myös avoimia keskustelutilaisuuksia.

Ruovedellä on paljon aktiivisia yhdistyksiä ja tapahtumien määrä on runsas.
Kartoituksessa kävi ilmi, että tapahtumia järjestävät toimijat ovat
luonteeltaan ja toimintalaajuudeltaan erilaisia, joten intressit tapahtumien
järjestämisessä sekä tapahtumatiedottamisessa myös poikkeavat. Yhteistyöstä
kiinnostuneista toimijoista osa oli kiinnostunut toteuttamaan nykyisiin
tapahtumiin omia pieniä osakokonaisuuksiaan, ohjelmaa tai oheispalveluja
resurssiensa mukaan, ja osa halusi tehdä yhteistyötä lähinnä aikataulujen
suunnittelussa päällekkäisyyksien välttämiseksi. Yrittäjät toivoivat
tapahtumilta muun muassa näkyvyyttä, aktiivisempaa tiedotustoimintaa,
markkinoinnin ajattelua osana kuntamarkkinointia ja kesäsesongin
tasoittamista eli tapahtumia kesästä talveen.

Kartoitustyön ja ehdotelmien teko herätti kuntalaisissa ideoita ja
keskustelua siitä, mitä kukin voisi tehdä kulttuurielämän kehittämisen
suhteen. Hankkeen vaikutuksesta toimijat ovat ryhtyneet myös tuumasta
toimeen: mm. järjestysmieskoulutus alkaa ensi vuoden puolella, ja kunnan
www-sivuille, tapahtumajärjestäjien tietopankkiin voivat halukkaat ilmoittaa
tapahtumajärjestäjille tarjolla olevaa kalustoa (esim. kahvitusvehkeet,
tilat, äänentoistolaitteet tms.)

Lisäksi jo olemassa olevien yhteistyötä helpottavien käytänteiden
tehokkaampi käyttöönotto tukee yhteistä organisointia ja tiedon kulkua myös
tulevaisuudessa. Esimerkiksi kunnan www-sivuilla olevan tapahtumakalenterin
käyttö lisääntyi hankkeen aikana. Sivulle tapahtumastaan ja yhteyshenkilöstä
hyvissä ajoin ilmoittaminen (vaikka tarkka aika ei välttämättä olisi edes
vielä tiedossa) ja sivun seuraaminen auttaakin aikataulujen suunnittelussa
ja myös yhteistyökumppaneiden etsinnässä. Myös hankkeessa aloitetut hyvän
vastaanoton saaneet yhteiset kokoontumiset jatkuvat, ja Ruovesi-lehti
kokeilee uusia tapahtumakalenteriformaatteja. Näin ollen aktiivisen
tiedotuskulttuurin ylläpito jatkossakin toimii hyvänä pohjana yhteistyölle.

Yhdessä tehden ja voimavaroja jakaen jo pienin toimenpitein saadaan paljon
aikaan.

Tiivistelmää haastatteluista ja kyselyistä:

Projektityöntekijä aloitti kartoituksen teon tutustumalla paikallisiin
tapahtumiin sekä tapahtumajärjestäjiin. Yhteydenotot aloitettiin
yhdistyksistä ja matkailupalveluyrityksistä. Hankkeessa lähestyttiin eri
tahoja niin yleisin yhteydenottopyynnöin (lehti, projekti www-sivu) sekä
henkilökohtaisesti puhelimitse, kirjeitse, sähköpostein ja kasvokkain siltä
osin, kun yhteystietoja oli saatavilla ja ajallisia resursseja olemassa.
Yhteydenottoja toivottiinkin myös aiheesta kiinnostuneiden toimijoiden
suunnalta.

Haastattelujen yhteenvetoon pääsivät mukaan kaikki viikkoon 43 mennessä
tarkempiin kartoituskysymyksiin vastanneet. Kaiken kaikkiaan oman
näkökulmansa aiheesta viikkoon 43 mennessä ilmaisi kahdeksankymmentä
yhdeksän (89) eri tahoa, mutta tarkempiin kartoituskysymyksiin vastasi
yhteensä 45 eri toimijaa, joista tämä yhteenveto ja tiivistelmä on tehty.
Tähän ryhmään kuului 32 yhdistystä tai niihin verrattavissa olevaa yhteisöä,
12 yritystä, ja yksi edusti jotain muuta tahoa. Vastausten prosentteja
vertailtaessa onkin muistettava suhteuttaa ne vastausten määrään.

Heinäkuussa 2005, eli hankkeen alussa, Ruovedellä järjestettiin
neljäkymmentä (40) kulttuuritapahtumaa (lähteenä kunnan
www-tapahtumakalenteri ja Ruovesi-lehti), jos teatteriyhdistyksen
esityskerrat laskettiin kaikki mukaan ja näyttelyistä niiden avajaispäivä.
Nämä tapahtumat sijoittuivat yhdeksälletoista (19) päivälle, useimmiten
viikonlopuille ja keskiviikko/torstai –päiville. Eniten tapahtumia oli
heinäkuun toisella viikolla.

* Tapahtumajärjestämisen yleisyys ja nykyiset yleisimmät yhteistyötavat:

Noin 70% vastanneista yhdistyksistä järjestää jonkinlaista tapahtumaa, oli
tapahtuma suunnattu sitten vain omalle yhdistykselle tai myös muille.
Yleisimpiä yhdistysten yhteistyömuotoja tapahtumajärjestäjien kanssa oli
toisten tapahtumiin oheispalvelujen järjestäminen (kuten kahvitus, narikan
hoito, ohjelmapalvelut jne.), tehtävien tai taloudellisen vastuun jako.
Ruovedellä on myös paljon esimerkiksi kylätaloja ja yhdistysten omistamia
rakennuksia, joilla on usein tärkeä rooli yhdistysten ja kylien
tapahtumatoiminnassa.

Kartoituskysymyksiin vastanneista yrityksistä n. kolmasosa oli ollut mukana
järjestämässä/organisoimassa tapahtumaa. Useampi (n. 72% vastanneista
yrityksistä) teki kuitenkin jonkinlaista yhteistyötä tapahtumajärjestäjien
kanssa, vaikkei itse järjestämisessä oltukaan mukana. Vastanneista
yrityksistä 54% mainitsi yhteistyömuodoksi yhteismarkkinoinnin (esitteet,
lähinnä Kesäesite). 27% vastanneista mainitsi tekevänsä yhteistyötä myös
tiloja tarjoamalla. Muita yhteistyömuotoja tapahtumajärjestäjien kanssa oli
mm. oheispalvelujen tarjoaminen.

* Tyytyväisyys yhteistyöhön tapahtumajärjestämisessä ja kiinnostus yhteistyön kehittämiseen:

Suurin osa (82 %) yhdistyksistä vastasi olevansa tyytyväinen tilanteeseensa
ja yhteistyökuvioihinsa tapahtumajärjestämisessä. Kartoituskysymyksiin
vastanneista yhdistyksistä 78 % oli kiinnostunut yhteistyön kehittämisestä
jollain tapaa. Yhteistyö ei välttämättä tarkoittanut osallistumista toisten
tapahtumiin järjestäjänä, vaan esimerkiksi eri järjestäjien välistä
tiedotusta aikataulujen suunnittelussa. Tapahtumasisällön tai
oheispalvelujen tuotantoon oltiin valmiita tulemaan tapauskohtaisesti pienin
osakokonaisuuksin ja sen hetkisten resurssien mukaan silloin, jos toiminta
sopii yhdistyksen toiminta-ajatukseen. Muilta toimijoilta kaivattiin mm.
virikkeitä kuten oheisohjelmia ja oheispalvelujen toteuttamista tapahtumiin,
suunniteluyhteistyötä.

Yrityksistä puolet vastasi olevansa tyytyväinen yhteistyöhön
tapahtumajärjestäjien kanssa. Oltiin tyytyväisiä siihen, että pieneksi
paikkakunnaksi Ruovedellä on paljon tapahtuma-aktiviteettia.
Tyytymättömyyttä selitettiin mm. yhteistyökumppaneiden ja koordinaation
puutteella. 83 % kartoituskysymyksiin vastanneista yrityksistä sanoi
olevansa jollain tapaa kiinnostunut yhteistyön kehittämisestä
tapahtumajärjestäjien kanssa. Mainittiin mm. suunnittelu- ja
markkinointiyhteistyö.

* Millaisiin tapahtumiin haluaisi itse osallistua järjestäjänä:

Useimmiten mainittiin nuorille, lapsille ja perheille suunnatut tapahtumat
(aiheena mm. harrastus- ja luonto), kylän vireyttä ja maaseutukulttuuria
ylläpitävät sekä paikallisuutta esille tuovat tapahtumat.

Ruoveden tapahtumatarjontaan oltiin pääasiassa tyytyväisiä: 68% sanoi
olevansa tyytyväinen, sillä pieneksi paikkakunnaksi Ruovedellä on paljon
tarjontaa ja aktiviteettia. Kesän tapahtumasesonkia haluttiinkin tasoittaa
siirtämällä tapahtumia talveen.

* Tiedon tarve:

Haastateltavilta kysyttiin, kaipaavatko he lisätietoa alueen tapahtumista
tai tapahtumia järjestävistä tahoista. 69% yhdistyksistä vastasi kaipaavansa
lisää tietoa: esimerkiksi eri yhdistysten yhteyshenkilöjen yhteystietoja ja
mistä saa mitäkin kalustoa. Yrityksistä 40 % vastasi kaipaavansa lisätietoa.
Yleisimmät vastaukset olivat, että tietoa kyllä saa jos sitä hakee ja on
itse aktiivinen. Yritykset kaipasivat tapahtumatietoja aikaisemmin
saataville, jotta osaa informoida asiakkaita tapahtumista ennakkoon.

* Järjestöjen oma arvio omien tapahtumien näkyvyyden (tiedottaminen & markkinointi) riittävyydestä:

68% Näkyvyys on ollut riittävää
22% Näkyvyyttä voisi parantaa
10% Ei osaa sanoa

* Yritysten arvio oman näkyvyyden riittävyydestä:

40 % Riittävää
30 % Markkinointia kehitettävä kuntamarkkinoinnin kautta
20 % Yhteisiä ilmoituksia voisi olla enemmän
10 % Ei osaa sanoa

* Tapahtumien vaikutus yritysten palvelujen kysyntään.Yritysten mukaan oman kunnan tapahtumat:

42% Vaikuttaa palvelujen kysyntään
8 % Vaikuttaa hieman
50% Ei vaikuta lainkaan

* Onko päällekkäisyyksistä ollut haittaa järjestämällenne tapahtumalle:

65% Ei
10% Ei haittaa eikä hyötyä
5% Ei osaa sanoa
5% Ei paikallisista, mutta paikkakunnan ulkopuolisista
10% Haittaa

* Jos yhteistyön kehittäminen ei kiinnostanut:

Mikäli yhteistyön kehittäminen ei tapahtumien järjestämisessä tai
tapahtumajärjestäjien kanssa kiinnostanut, syynä oli esimerkiksi oman
toiminnan spesifiys, ajan tai toimijoiden puute tai se, että
tapahtumatoiminta halutaan pitää entisellään sillä vapaa-ajan organisaationa
ei ole tarvetta laajentaa toimintaa. Yrityksistä syyksi kerrottiin usein
oman toiminnan pienimuotoisuus ja se, ettei aikaa järjestämiseen tai
yhteistyön kehittämiseen ole. Matkailupalvelujen sesonkiluontoisuus söi myös
halukkuutta tulla mukaan kesän tapahtumiin.

Moni taho sanoi myös, että yhteistyö saattaa kiinnostaa, jos vain
konkreettisesti ehdotetaan ensin joku tehtävä ja ajankohta. Suuri osa
vastaajista ei ollut aikaisemmin miettinyt, millä tavoin haluaisi osallistua
kulttuurielämän kehittämiseen. Hanke toimikin hyvin ajatusten herättelijänä.